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2021.08.24
スライド制作テクニック

パワーポイントスライドは図形の使い方で美しく、伝わりやすくなる!実践テクニック

パワーポイントスライドは図形の使い方で美しく、伝わりやすくなる!実践テクニック

パワーポイントでプレゼンスライドを作成する際、文章だけでは伝えられない内容を図解したり、目立たせたい内容を枠で囲んだりと、図形を使用することが多々あると思います。しかし、パワーポイントにはいくつもの図形、様々な編集方法があるため、どの図形をどのように用いれば良いか判断するのは容易ではありません。プレゼンテーションを分かりやすくするはずが、図形の使い方によってはスライドが見づらくなってしまい、分かりにくくなることも。ここでは、プレゼンスライドにおける図の役割を再確認し、使える図形、設定のコツ、よくあるQ&Aをご紹介します。

目次
  1. 1|パワーポイントスライドにおける図形の役割
  2. 2|「伝わる」プレゼンスライドに使えるパワーポイント図形3選
  3. 3|パワーポイントで図形を効果的に使うコツ
  4. 4|よくあるパワーポイント図形の設定Q&A
  5. 5|パワーポイントの図形で使える操作テクニックやショートカットキーまとめ
  6. パワーポイントの図形は、正しく使うことで効果を発揮する


1|パワーポイントスライドにおける図形の役割

スライド作成における図の役割は、スライドの目的を考えると理解しやすいです。プレゼンテーションはスピーチ×スライドで成り立っていますが、スライドはあくまでスピーチの補足なので、「読ませよう」とするのではなく、情報を視覚で捉えられることが大切です。そのような「伝わる」スライドを作成するには、効果的に図を用いることが重要です。例えばPDCAサイクルを解説する場合、左は文章のみなので、視覚的に理解するのは困難ですが、右は図解してあるので、パッと見て内容が理解できます。

2|「伝わる」プレゼンスライドに使えるパワーポイント図形3選

パワーポイントの挿入タブから図形の一覧を開くと、四角形、矢印、吹き出しなど様々な種類の図形が確認でき、どれを使うべきか迷ってしまうこともあると思います。正解はありませんが、「伝わる」プレゼンスライド作成に役立つ、基本の3つをご紹介します。

①正方形/四角形

まとまった情報を表すときなどに、テキストや画像を図形で囲むことがあると思います。パワポ図形の四角形の覧を見ると、角が四角い「正方形/四角形」と角が丸い「角丸四角形」がありますが、皆さんはどちらをよく使っているでしょうか。角丸四角形を使用している資料をよく見かけますが、基本的には、角が丸まっていない正方形/四角形がオススメです。
例えば、図形の中にテキストを配置する場合、図形内の余白を十分に確保することで美しく読みやすい仕上がりになりますが、角丸四角形の場合は余白確保により、テキストスペースが小さくなってしまいます。

また、角丸の図形の中に画像を配置する際、デザイン上不自然にならないよう、画像の角も丸く加工しなければならないため、手間がかかります。画像によってはトリミングすると印象が変わってしまう場合もあるため、その意味でも角が四角い図形の方が汎用性があるでしょう。
さらに、スライド上に複数の図形を配置する場合、角丸は全ての図形の丸みを揃える必要がありますが、角が四角い図形を使用すれば、そのような調整は不要です。

以上の点から、伝わるスライドを効率的に作成するためには、角が四角い図形を用いることをオススメします。もちろん、シーンや聞き手によっては、角丸のやわらかい印象がマッチする場合もあります。その際は、全ての図形の丸みを揃え、図形の中に配置する画像やイラスト、テキストは窮屈にならないように調整してください。

②正円

ポイントとなる箇所を強調するときなどに、楕円を使用することがあると思います。しかし、先ほどの角丸と同様、複数使う場合は楕円の形が統一されていないと美しく見えない、レイアウトがしづらい、テキストが上手く入らないなど、使い方が難しいためあまりオススメしていません。以下の比較からもわかるように、正円が便利です。

なお、パワーポイントには正円という図形はないため、楕円を用いて正円を作成する必要があります。図形一覧から楕円を選択した後、[Shift]を押しながら斜めにドラッグすると正円を描くことができます。この機能を使うことで、正方形(正方形/長方形を活用)、正三角形(二等辺三角形を活用)などを描くことも可能です。

③三角形

3つ目のオススメ図形は三角形です。三角形は先ほどの四角形や正円のようにテキストを配置する場合ではなく、図解に非常に便利です。例えば、左から右、上から下など、フローを説明する場合、➡を使う場合が多いかと思いますが、▶にすることで、余白を確保し、シンプルに見せることが可能です。先ほどの正円の解説で比較してみましょう。三角形を用いた右側の方がすっきり見えるのではないでしょうか。

既存の資料でも、角丸四角形→四角形、矢印→三角形など、図形を変更するだけで伝わりやすくなる場合があります。その際、いちいち新しい図形を挿入するのは手間なので、「図形の変更」を使うと便利です。スライド上の変更したい図形を選択した状態で「書式」タブの「図形の挿入」から「図形の変更」をクリックすると一覧が出ますので、そこから図形を選ぶと一瞬で変更することが可能です。


3|パワーポイントで図形を効果的に使うコツ

伝わるプレゼンスライドに最適な図形が分かったら、具体的にどのように使うかも確認していきましょう。今回は2つのコツをご紹介します。

①塗りつぶし、枠線はどちらかにする

「図形を挿入すると、デフォルトで「塗りつぶし」と「枠線」が両方設定されています。しかし、実はこの2つ、どちらも設定してしまうと、図形自体に目が行き過ぎてしまいます。どちらか1つで問題ありません。「塗りつぶし+枠線」と「塗りつぶしのみ」、「枠線のみ」、それぞれ比較してみましょう。
左側の「塗りつぶし+枠線」の図形は、テキストそのものより目立っている印象があります。どちらかにすることで、全体がすっきりとし、伝わりやすいスライドになります。

既存の資料でも、「塗りつぶし+枠線」の設定になっている図形を「塗りつぶしのみ」や「枠線のみ」に変更するだけで伝わりやすくなります。図形が1つであれば簡単ですが、複数ある場合は「書式のコピー」を使うと便利です。例えば「塗りつぶしのみ」の書式をコピーしたい場合、図形を選択し、[Ctrl]+[Shift]+[C]を押し、次に、「塗りつぶしのみ」に変更したい図形を選択し、[Ctrl]+[Shift]+[V]を押します。すると、「塗りつぶしのみ」の書式が適用されます。通常のコピー&ペーストのショートカットキーに[Shift]を追加するだけなので、ぜひ覚えて活用してみてください。

②吹き出しには要注意

パワーポイントの図形と言えば、イラストや画像と組み合わせて、吹き出しを使うことも多いと思います。しかし、パワーポイントの吹き出しは使い勝手が悪く、この吹き出しによってスライドがカッコ悪く見えてしまうことがあります。左は図形一覧から選んだデフォルトの四角形吹き出しですが、上から3つ目の一番横長の図形は、吹き出し口が非常に分かりづらいです。そして残念ながら、調整しても、右の図形のように、吹き出し口が大きすぎて不格好です。

吹き出しを美しく見せるポイントは、吹き出し口を狭く小さくすること。今回は2つの方法をお伝えします。
1つ目は、吹き出し自体を編集する方法。
編集したい図形を選択し、書式タブの「図形の挿入」から「図形の編集」→「頂点の編集」をクリックします。

編集できる点が■で表示されるので、吹き出し口の先端を伸ばしたり、吹き出し口を狭くしたりすることで、美しい吹き出しにすることができます。

2つ目は、四角形+三角形、円+三角形など、図形を組み合わせて自前で吹き出しを作る方法。その場合は「図形の結合」機能を使います。
例えば、四角形の吹き出しを作りたい場合、まず四角形と三角形で吹き出しの形を作ります。その後、2つの図形を選択した状態で、書式タブの「図形の挿入」から→「図形の結合」→「接合」をクリック。そうすると、1つの図形が完成します。

  

よくあるパワポ図形の設定Q&A

ここでは、図形の設定についてよくいただく質問にお答えします。実際にパワーポイントを開き、確認しながら読み進めていただくと理解が深まると思います。

Q1.図形を反転させる

A1.反転させたい図形を選択し、書式タブの「配置」から「回転」をクリック。上下反転、左右反転の他に、回転も選ぶことができます。

Q2.図形を透過させる

A2.透過させたい図形を右クリックし、「図形の書式設定」を選択。右側ウィンドウの「塗りつぶし」から透明度(0%~100%)を設定することで、透過できます。

Q3.図形に合わせて画像をトリミングする

A3.トリミングしたい画像を選択し、「書式」タブの「サイズ」から「トリミング」→「図形に合わせてトリミング」→トリミングしたい図形をクリック

Q4.複数の図形をグループ化する

A4.グループ化したい図形を全て選択([Shift]を押しながら選択、もしくは該当の図形を囲むようにドラッグ)した状態で右クリックし、「グループ化」を選択。解除する際は、同じく「グループ化」→「グループ解除」を選択。

ショートカットキー[Ctrl]+[G]でグループ化、[Ctrl]+[Shift]+[G]で解除することもできます。

Q5.複数の図形のサイズや位置を変える

A5.図形を全て選択([Shift]を押しながら選択、もしくは該当の図形を囲むようにドラッグ)した状態で右クリックし、「配置とサイズ」を選択。

図形の書式設定のウィンドウが開きます。図形のオプションの「サイズ」や「位置」の数値を変更すると、選択した全ての図形に反映されます。図形の縦横比を変えずにサイズ変更したい場合は、「縦横比を固定する」にチェックを入れてから「高さ」か「幅」のどちらかの数字を変更すると、もう一方の数字は自動で変更されます。

複数の図形を使用する場合、スライドを美しく見せるために図形の大きさを揃えることは非常に重要です。図形に配置する文字量によって図形のサイズを変えている資料を見かけることがありますが、全体のバランスが崩れるため、オススメしていません。ぜひ図形サイズは揃えて使用してください。

Q6.図形を等間隔に配置する

A6.等間隔に配置したい図形を全て選択([Shift]を押しながら選択、もしくは該当の図形を囲むようにドラッグ)し、書式タブの「配置」から「配置」をクリック。左右に整列、上下に整列などが選べます。他にも、美しくレイアウトするために便利な配置機能がありますので、確認してみてください。

先ほどの図形サイズを揃えるのと同様、図形同士の距離を均一にすることも、美しいスライド作成には欠かせません。

Q7.重なっている複数の図形から特定の図形を選択して編集する

スライド上に図形やテキストなど様々なオブジェクトが重なっていて、特定のオブジェクトの編集がしづらいとき、いちいち「最背面へ移動」「最前面へ移動」などをクリックしていると、作業が進みません。

A7.スライド上のオブジェクトを1つ(どれでもOKです)選択し、書式タブの「配置」から「オブジェクトの選択と表示」をクリックします。

右側にウィンドウが出ますので、編集したいオブジェクトに重なっているオブジェクトを非表示にします。
今回は中央のイラストを非表示にしたいので、スライド上でイラストをクリックします。

ウィンドウの選択一覧でマークされた「図22」がこのイラストに該当しますので、図22の右側の目のアイコンをクリックし、非表示にします。緑の円を編集しやすくなりました。

編集後は、非表示にしたオブジェクトの右側の目のアイコンをもう一度クリックして、表示してください。

5|パワーポイントの図形で使える操作テクニックやショートカットキーまとめ

今回ご紹介した便利なテクニックやショートカットキーをまとめました。図形だけでなく、テキストボックスや画像などに使えるものもあります。資料作成の時短に、ぜひご活用ください。

①正円や正方形の描き方
図形を選び、[Shift]を押しながら斜めにドラッグ

②コピー&ペースト
コピーしたい図形を選択し、[Ctrl]+[C]を押し、[Ctrl]+[V]を押す
※同じスライド内に図形を複製したい場合は、[Ctrl]+[D]が便利

③書式のコピー&ペースト
書式をコピーしたい図形を選択し、[Ctrl]+[Shift]+[C]を押し、ペーストしたい図形を選択し、[Ctrl]+[Shift]+[V]を押す

④複数の図形を選択
[Shift]を押しながら図形を選択、もしくは該当の図形を囲むようにドラッグ

⑤図形のグループ化と解除
[Ctrl]+[G]でグループ化、[Ctrl]+[Shift]+[G]で解除

パワーポイントの図形は、正しく使うことで効果を発揮する

プレゼンスライドで図形を用いる場合、メインで伝えたいテキスト情報を邪魔することなく、スライド全体を見やすくすることが重要です。図形は多用しすぎず、シンプルなものを選び、すっきりと仕上げるように心がけましょう。コツを意識して正しく使うことで、図形の効果を発揮することができます。

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