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ビジネスパーソンの方々は、日頃からパワーポイントで様々な資料を作成しますが、商談用の資料作成に悩みを持っている方も意外と多いのが現実です。商談シーンにおいて、口頭だけで説明する営業パーソンはあまりいないと思いますが、せっかく作成した資料がうまく機能しなければ、資料作成の時間が無駄になってしまいます。営業の各フェーズにおいて必要となるスキルは多種多様ですが、初期フェーズの商談では、自社の商品・サービスを魅力的に伝え、それらがお客様の課題やニーズにマッチするソリューションであることを理解させるスキルが重要です。ここでは、商談用の資料を作成する上で重要なポイントをお伝えします。

Point

商談用資料の作成ポイント

Point. 1資料活用法に合う形で作成する

商談用資料を作成する際、忘れがちなのが、その資料をどのように使用するか、という視点です。商談相手一人ひとりに紙資料を渡して説明するのか、会議室のモニターやスクリーンを使用し、スライドで説明するのかなど、パターンに合わせて作成することをオススメします。紙とスライドでは、伝わりやすい情報量や文字サイズが異なります。また、紙資料を渡すと、説明の前に先を読まれてしまう可能性がありますが、スライドで説明していく場合は、ある程度こちらのペースで進めることができるため、資料作成の構成も変わってくると思います。
商談の方法は商談先によって異なる場合がほとんどで、紙資料用とスライド用の2択から選択するのは難しいと思います。最近では、モニター常設の会議室も増えていますが、企業によっては紙資料を求められる場合もあるため、どちらにも対応できるように作成するのがベターです。
また、紙の会社紹介パンフレットなども一緒に渡す場合、じっくり読んでもらうべき内容はそちらに任せ、商談資料は“その場で伝える”ことを目的とし、印象的な内容にすることが重要です。

Point. 2ナレッジを結集し、事業部共通で活用できる資料に

企業の営業活動において、トップ営業パーソンのスキルやナレッジを型化するのは、今や当たり前になっています。営業の各フェーズにおいて必要となるスキルは様々ですが、初期フェーズの商談では、自社の商品・サービスを魅力的に伝え、それらがお客様の課題やニーズにマッチするソリューションであることを理解してもらうことが重要です。
同じ事業部内で、営業パーソン個人の考えやセンスで作成した資料を使用していると、商談結果にバラつきが生じがちで、組織として成果を上げることが難しくなります。また、資料に課題があるのか、営業パーソンのトークに課題があるのかなどを見極めるのも困難でしょう。営業スタイルは人によって異なるかもしれませんが、商談資料は事業部共通のものを準備しておくのがベストです。
資料作成の際、事業部の共通のメッセージや強みをまとめる作業をすることで、改めて意識統一ができますし、誰がやっても一定レベル以上の商談ができることで、組織の成果も上がりやすくなります。また、事業部や商品・サービスを紹介する基本資料ができてしまえば、採用説明会や新人研修などでも活用できます。

Point. 3商談相手の理解度に合わせてプレゼンできる構成に

商談は、展示会や商品発表会のように不特定多数の聞き手に向けるものではなく、ある程度目的が明確なお客様に向けて行うことが多いと思います。しかし、その目的はお客様によって異なりますし、商談相手の、業界やサービスへの理解度も異なります。そのため、お客様に合わせて毎回資料を作り直す方もいるかもしれません。時間に余裕がある場合はそのような方法も良いかもしれませんが、1つの資料で、様々なお客様に対応できた方が効率的ではないでしょうか。
PPTスライドの便利な点のひとつに、不要なスライドを「非表示」にすることができる点があります。業界やサービスの知識や理解がほとんどないお客様向けに基本情報を伝えるスライドを作成しておいて、そういった内容が不要なお客様との商談の際は、該当スライドを非表示にすれば良いのです。

商談用資料をしっかり準備しておくことで、組織としての成果が上がりやすくなり、商談だけでなく様々なシーンで事業部や商品・サービスを説明することが可能になります。組織のナレッジを集めるのは容易ではないかもしれませんが、ぜひ作成してみてください。
また、私たちプレゼンテイメントでは、事業紹介、商品・サービス紹介をはじめとする各種プレゼンツールを作成するだけでなく、商談先の分析をした上で、商品・サービスに応じた商談シナリオを作成しています。お気軽にご相談ください。

商談用のプレゼンテーションコンサルティングは私たちプレゼンテイメントにお任せください。
お見積もり依頼お問い合わせから、お気軽にご連絡ください。

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